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Que tipo de pessoa você é? Aquela pessoa que consegue fazer tudo o que planeja e ainda sobra tempo para uma cervejinha com os amigos no final do dia? Ou é aquela que está sempre na correria, reclamando que o tempo é curto e não dá para fazer nada? É daqueles que costuma levar serviço para casa e ficar até altas horas trabalhando?

Bem… se você está no segundo ou no terceiro grupo, não é um bom sinal! Tudo indica que você tem um sério problema de priorização e pode estar se “atropelando” durante o dia e procrastinando os projetos planejados.

O empreendedor e escritor Mario Zeppelini, o Zeppa, se dedica aos temas do desenvolvimento humano, planejamento, liderança e sustentabilidade. Zeppa criou um curso de Reorganização e Planejamento Pessoal e viaja o Brasil ministrando a sua palestra "A Magia de #FazerAcontecer". Abaixo, Zeppa aborda os principais pontos para planejar o seu dia e ser mais produtivo.

Seu dia tem 24 horas - e o meu também 

Você já teve a sensação de que seu dia tem menos de 24 horas ou que as horas voaram e não deu tempo de fazer nada? E já reparou que, no mesmo período, um colega de trabalho, por exemplo, parece ter feito mil coisas e, se bobear, ainda sobrou um tempinho para um bate-papo ou um cafezinho? Será que o dia dessa pessoa é mais longo que o seu? Ou será que você está fazendo algo errado?

O “pulo do gato” está em saber gerenciar o seu tempo. Não importa se é o presidente da República, o CEO de uma empresa ou alguém que está desempregado. Todas essas pessoas, assim como eu e você, têm “apenas” 24 horas por dia. 

Portanto, aprender a fazer a gestão do tempo é um ponto chave para que consigamos incluir nessas horas todas as nossas demandas. Aliás, para ser mais exato, é fundamental que você aprenda a fazer a gestão de suas prioridades para, assim, conseguir gerenciar seu tempo.

O que realmente importa? 

Sempre que perceber que seu tempo está voando sem que você consiga concluir suas atividades, pare um pouco, respire fundo e reflita sobre o que realmente é importante na sua lista infinita de tarefas. 

Não precisa se perder em pensamentos filosóficos nem nada do tipo. Foque em respostas objetivas e alinhadas com o que você está fazendo naquele dia: 

• A tarefa que você está realizando AGORA é importante e te ajudará a alcançar algum objetivo planejado? 
• Se você passar outra tarefa na frente da que está fazendo, por ser mais rápida ou mais fácil de realizar, isso pode te ajudar a ganhar tempo em outras atividades?
• As atividades que você está realizando são rotineiras ou atípicas? 
• Consigo delegar alguma tarefa?

Entendeu a ideia? A coisa mais importante no gerenciamento de tempo é você entender aquilo que é ESSENCIAL de se fazer e aquilo que pode ser postergado, delegado ou até mesmo "deletado".

Um recurso bacana que pode te ajudar a organizar suas prioridades – e que pode até ser usado como complemento às respostas do mencionado acima – é o "quadrado das prioridades" (uma adaptação da Matriz de Eisenhower). Dá até para desenhar numa folha de sulfite, de tão simples que é seu uso. Essa matriz é dividida em 4 quadrantes:
 

1. IMPORTANTE e URGENTE: você precisa fazer esta atividade HOJE. São atividades que têm prazo e são essenciais para o desenvolvimento (seu e da empresa). Caso você NÃO faça essa tarefa hoje, isso vai gerar algum tipo de prejuízo para você, para alguém ou para a empresa.
   Exemplo prático: pagar um boleto, entregar uma proposta que a data-limite seja hoje.
    
2. IMPORTANTE (mas não urgente): são tarefas que devem ser desenvolvidas o quanto antes. Elas não têm um prazo tão rígido (como o de um vencimento de um boleto ou de um recurso jurídico, por exemplo). Quando você FIZER essa tarefa, vai gerar algum tipo de oportunidade ou benefício para você, para alguém ou para a empresa.

Exemplo prático: agendar uma reunião com um novo prospect, gravar um vídeo sobre o seu produto para divulgação, fazer uma call com o fornecedor de um novo produto.
 

3. URGENTE (mas não tão importante): são tarefas que têm o prazo de HOJE (se você não fizer, não tem mais como fazer), mas que não são tão prioritárias. Normalmente não causarão nenhum prejuízo caso não sejam cumpridas, mas poderiam ter algum benefício caso sejam feitas.

Exemplo prático: participar de algum evento de aprimoramento ou reunião de um comitê técnico.
 

4. Não urgente e não importante: são tarefas que estão na sua lista, mas podem esperar ou, quem sabe, até mesmo serem delegadas ou eliminadas. 

Exemplo prático: responder comentários nas redes sociais, escolher o modelo do novo ar-condicionado do escritório ou comprar a roupa da festa do fim de semana.

ATENÇÃO: é bem aí que mora o perigo! As atividades do quadrante D são mais fáceis e/ou mais prazerosas de se realizar e, portanto, estaremos a todo momento com a "tentação" de realizá-las antes das demais tarefas.