DivulgaçãoManter o controle de pagamentos exige muita atenção. Afinal, algumas informações não podem faltar no documento e é com base nesses dados que os rendimentos mensais de cada colaborador são calculados. Todo cuidado é essencial, pois qualquer informação errada, ou, até mesmo, incompleta, pode colocar o negócio em uma posição delicada frente à Justiça do Trabalho.
Como em qualquer processo organizacional, o controle de pagamentos é uma área que exige atenção aos detalhes. É preciso colocar na ponta do lápis, por exemplo, todos os cálculos dos descontos e a soma dos benefícios corporativos concedidos pela empresa, as comissões, considerar os profissionais terceirizados e colaboradores temporários. Além disso, a elaboração da folha de pagamento é obrigatória, de acordo com a legislação trabalhista brasileira. Sendo assim, tudo precisa ser registrado de forma bem específica, desde valores à pagar, até deduções impostas pela Receita Federal, o que pode tornar o processo demorado e minucioso.
Considerando que a elaboração de folhas de pagamento é uma atividade mensal, as empresas precisam buscar maneiras de otimizá-la, trazendo agilidade para o RH e diminuindo o tempo de espera por parte dos beneficiados.Dito isso, vou elencar algumas dicas para a criação de um controle de folha de pagamento eficaz.
1 – Tome nota das informações obrigatórias em uma folha de pagamentos
Não há um padrão a ser seguido quando o assunto é elaboração e controle de folhas de pagamentos, mas é preciso ficar atento a algumas informações obrigatórias, como o nome e função do colaborador, titulação do cargo, tipo do contrato de trabalho (CLT, terceirizado, estagiário), registros de atrasos, afastamento ou licenças, registros de faltas, valores de descontos e encargos sociais, meio de pagamento explícito no contrato de trabalho, data do pagamento, com assinatura das partes envolvidas e valor líquido do pagamento mensal do colaborador. Outras informações podem ser incluídas, desde que sejam relevantes, tanto para a empresa, quanto para o colaborador. O fundamental é manter um controle de pagamentos transparente.
2 – Estabeleça uma política para o controle de ponto
Registrar a carga horária de trabalho de cada colaborador é um passo indispensável para organizar a folha de pagamento corretamente. É preciso acompanhar o horário de trabalho de cada um, as horas extras, atrasos ou faltas, bonificações por trabalho noturno ou em feriados, ausências justificadas e outras situações. Como é preciso monitorar muitos aspectos ao mesmo tempo e considerando que uma empresa pode ter centenas ou dezenas de colaboradores, implementar o controle de ponto eletrônico ou digital é uma estratégia muito recomendada. Desse modo, tanto o RH quanto o colaborador podem acompanhar seus horários, o que facilita o controle de pagamentos.
3 – Explique o significado das receitas, deduções, benefícios e impostos a serem pagos
Quanto mais detalhado o controle de pagamentos for, menos dúvidas irão surgir, fazendo com que os colaboradores confiem no levantamento feito pelo setor de RH, o que é excelente para a construção de sólidas relações trabalhistas. Por isso, é indicado detalhar a folha de pagamento em relação aos valores e destinos dos descontos. Estamos falando de encargos como o FGTS, IRRF, INSS, seguro de vida e de saúde, fundos de garantia, vale-transporte, vale-refeição, além, é claro, dos descontos sindicais. Benefícios, como licenças, auxílio-doença e auxílio-maternidade, também devem ser discriminados na folha de pagamento.
4 – Crie um catálogo para registrar todos os colaboradores, fixos e temporários
Criar um catálogo com todos os colaboradores, fixos e terceirizados, economiza muito tempo durante o controle e efetivação de pagamentos, como também evita equívocos e esquecimentos. Além de informações básicas sobre o colaborador, este catálogo é muito útil para padronizar os processos de RH ao incluir dados sobre a base salarial da categoria e contribuições federais obrigatórias. Depois de criado, o catálogo precisa de constante atualização, mas ajuda o setor de RH a economizar muito tempo.
5 – Use a tecnologia para ter um controle maior sobre a folha de pagamentos
Além do maior controle de pagamentos, a automação alivia a carga de trabalho do setor de RH. Esse setor é indispensável para construir relações de trabalho saudáveis, mas é importante que os profissionais de RH tenham tempo para cuidar das pessoas, e não fiquem debruçadas em papéis o dia todo. A automação também evita erros de cálculos em folhas de pagamento e aumenta a credibilidade das informações.
6 – Busque estar informado sobre as atualizações fiscais e legais para um controle de pagamentos mais eficiente
As informações que compõem uma folha de pagamento precisam estar atualizadas. Diante disso, estar informado sobre as mudanças que acontecem no plano fiscal e legal pode evitar situações indesejadas no futuro. Estamos nos referindo às multas, sanções, processos e situações que podem prejudicar a reputação da empresa e trazer prejuízos.
7 – Exerça a inclusão financeira entre os colaboradores desbancarizados
Se houver na empresa funcionários desbancarizados – aqueles que não têm conta em banco por conta de barreiras físicas e/ou excesso de burocracia – é importante exercer a inclusão financeira, adotando soluções inovadoras com o objetivo de modernizar os pagamentos. A tecnologia possibilita a remuneração de funcionários diretos, terceirizados ou temporários sem a necessidade de eles abrirem uma conta-salário, por exemplo.
Neste caso, os cartões recarregáveis permitem o recebimento do salário, de comissões ou do valor por um serviço específico, podendo ser usados para pagar boletos, sacar dinheiro e fazer compras em lojas físicas e virtuais. Dependendo da operadora do cartão, a pessoa ainda passa a ter acesso a um aplicativo para fazer o controle de gastos, algo que contribui para melhorar a educação financeira.
Essa opção também garante à empresa uma maior rastreabilidade financeira, ou seja, mais controle da folha de pagamento, evitando desvios de verbas ou atrasos na remuneração.
*Alfredo Bernacchi é Diretor-Geral da Edenred Pay, marca da Edenred Brasil que oferece soluções inovadoras de meios de pagamento, com total flexibilidade para atender às mais diferentes necessidades do mercado.
